ప్రతి రైలులో గార్డు వద్ద అధికారిక ఫిర్యాదుల రిజిస్టర్ (Complaint Register) ఉంటుంది. అందులో జరిగిన ఘటనను పూర్తిగా రాతపూర్వకంగా నమోదు చేయాలి. ఫిర్యాదులో TTE పేరు, బ్యాడ్జ్ నంబర్, రైలు నంబర్, కోచ్ నంబర్, సీటు నంబర్, ఘటన జరిగిన సమయం, స్టేషన్ వంటి వివరాలను స్పష్టంగా పేర్కొంటే విచారణ సులభమవుతుంది. పరిస్థితులు అనుకూలంగా ఉంటే, ఫోటోలు లేదా వీడియోలు తీసి సాక్ష్యాలుగా భద్రపరచుకోవడం కూడా మంచిది.

